Zasady prowadzenia kpir oraz warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, określa rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 26.08.2003 r (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037)
Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza się m.in.:
- faktury,faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami;
- inne dowody, wymienione w rozporządzeniu, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwy i adresów) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Za dowody księgowe uważa się również:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
- noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
- dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych,
- inne dowody, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała.