Procedura Tax Free jest korzystna zarówno dla przedsiębiorców jak i dla konsumentów. Oferowanie zwrotu VAT dla podróżnych jest dla sprzedawcy elementem podnoszącym jego konkurencyjność w oczach zagranicznych klientów, a dla kupującego oznacza zwolnienie z obowiązku dwukrotnego uiszczania podatku od zakupu tej samej rzeczy.
Aby móc korzystać z procedury Tax Free sprzedawca musi spełnić określone w ustawie o VAT warunki:
- sprzedawca musi być podmiotem zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT,
- prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej,
- zawrzeć umowę z jednym z podmiotów uprawionych do dokonywania zwrotów VAT dla podróżnych (lub sam być podmiotem uprawnionym do dokonywania takich zwrotów),
- poinformować naczelnika urzędu skarbowego:
- o dokonywaniu zwrotów,
- o miejscu, gdzie podróżny dokonujący u niego zakupu może odebrać podatek,
- o podmiotach z którymi zostały zawarte umowy o zwrot podatku oraz przedłożenie kopii tych umów.
Dodatkowo sprzedawca musi zapewnić pisemną informację o zasadach zwrotu w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim oraz oznaczyć punkt sprzedażny znakiem informującym o możliwości zakupu towarów co do których przysługuje zwrot podatku.
Aby uzyskać zwrot VAT podróżny (czyli osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania poza terytorium UE) musi dokonać wywozu towarów w nieprzekraczalnym terminie – nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca następującego po miesiącu w którym dokonał zakupu.
Poza tym aby podróżny uzyskał zwrot VAT z tytuły wywożonych do krajów trzecich towarów zakupionych w Polsce, musi dokonać zakupów w kwocie nie mniejszej niż 300 zł (do 31 maja 2015 kwota ta wynosi 200 zł). Kwota powinna wynikać z wystawionego przez sprzedawcę dokumentu Tax Free wraz z podpiętym paragonem fiskalnym.ES